Bbit
Những điều cần biết khi chọn thuê kho lưu trữ hồ sơ


Những điều cần biết khi chọn thuê kho lưu trữ hồ sơ

Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trên 10 năm và đang trên đà ăn nên làm ra thì nhu cầu lưu trữ hồ sơ là chắc chắn không thể thiếu. Những doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng thêm một kho lưu trữ bên trong khuôn viên công ty và tự quản lý, còn đối với những nghiệp lớn thì tìm đến những Công ty dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ để thuê kho lưu trữ tự quản lý hoặc nhờ họ quản lý. Song việc lựa chọn hình thức thuê kho lưu trữ sẽ mang đến nhiều lợi ích nhưng cũng sẽ không ít phiền tối nếu bạn không chú ý đến một số vấn đề như phòng kho, hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị chuyên dụng hoặc đơn giản là các phương pháp họ phòng chống mối mọt cũng như vệ sinh phòng kho định.

Kho lưu trữ

Chắc chắn khi thuê dùng dịch vụ lưu trữ kho hồ sơ, theo tâm lý chung thì ít nhiều gì bạn cũng sẽ cảm thấy không máy an tâm nhất là những giấy tò quan trọng ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Thường thì những giấy tờ quan trọng như thế sẽ được lưu giữ trong phòng và tôt hơn hết là bạn cũng nên làm như thế, chỉ những chứng từ hồ sơ có tính pháp lý thấp dùng để đối chứng khi cần thiết như những hợp đồng đã kết thút nhưng vẫn không thể hủy, những giấy tờ cần phải lưu giữ theo thời hạn 1 năm, 10 năm hay 20… thì hãy lưu trữ chúng ở các kho dịch vụ. 

Lưu trữ hồ sơ

Lựa chọn dịch vụ cung cấp kho bạn cũng cần nhận biết một điều cơ bản nhất, không nằm ở hệ thống kho lưu trữ hay phương pháp phòng tránh côn trùng, mối mọt mà chính là khoảng trống trong phòng kho như địa lý xây dụng phòng kho ở đâu, xe cứu hỏa có thể tiếp cận tiến xâu vào trong hay không. Đối với những vấn đề khác nếu bạn dành thời gian kiểm tra định kỳ mỗi tuần 1 lần thì có thể phát hiện vấn đề để khắc phục hậu quả nhưng riêng với hỏa hoạn thì chỉ cần không cứu chữa kịp thời thì coi như toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ cũng không còn.

Từ khóa:
Bình Luận: